Algunas claves para mantener la salud de las reuniones de trabajo

post
Por Komunikatik 06/01/2016 en Transformación Digital

Reuniones Komunikatik

La lectura del post de Pablo Aretxabala, ‘La herramienta más potente para que tu organización se desarrolle‘, en el que compara preparación física y preparación de las reuniones de trabajo, nos ha provocado escribir este otro post. Intentamos explicar alguna de las  claves que manejamos en los servicios de consultoría embebida que realizamos en Komunikatik. Desde nuestra experiencia, estamos convencidos de que las reuniones forman parte de un proceso de comunicación e interacción entre personas que hace poderosas a las organizaciones.

Tipos de reuniones

No todas las reuniones pueden ser gestionadas de la misma manera y conviene diferenciar entre:

  • Toma de decisiones:  Las personas deben disponer de toda la información previa para la toma de decisiones. Aunque este tipo de encuentros también son los adecuados para compartir información, debemos equilibrar muy bien los tiempos para evitar la frustración de no haber tomado decisiones por falta de tiempo. También coincidimos con Pablo Aretxabala, en cuanto a que evitar el exceso de opiniones personales y ‘la terapia’ optimizan mucho este tipo de encuentros. Un buen trabajo previo facilita la toma de decisiones por consenso, que es a nuestra forma de entender lo óptimo.
  • Reuniones técnicas: Las personas que participan de este tipo de sesiones deben tener cierto grado de conocimiento específico sobre los temas a tratar y realizarán un trabajo previo que facilite la Reunión de Toma de Decisiones.
  • Monográficos: Algunas reuniones se vuelven poco resolutivas por la forma en la que se abordan los temas. Existen varios motivos que dificultan la toma de decisiones: no existe información clara, hay disparidad de posiciones, el tema es denso, dificultades en la comunicación o conflicto de intereses. Es entonces cuando se hace necesario abordar los temas de una forma diferentes. Las reuniones monográficas requieren de un material de lectura previo para que las personas asistentes puedan trabajarlo antes de reunirse. Las dinámicas que conviertan el encuentro en algo divertido resultan de gran ayuda. Gracias a los monográficos, poco a poco, la organización va construyendo su propio discurso y fija el posicionamiento que posteriormente evite la necesidad de llevar a la toma de decisiones cuestiones que ya están suficientemente debatidas y consensuadas.

Orden del día

El orden del día de la reunión de trabajo debe ser un documento abierto y colaborativo donde incorporar los temas a tratar. Recomendamos herramientas de redacción colaborativa del documento en el que podamos añadir hipervínculos para enriquecer el texto con información previa y añadir notas al margen.

La construcción del orden del día es un proceso que requiere conversación y las aplicaciones de mensajería instantánea son una buena ayuda para ir incorporando temas a la hoja de ruta de la reunión. En definitiva, se trata que llevar los temas lo mejor preparados posible a la  Reunión de Toma de Decisiones. La duración de una reunión no debe exceder las dos horas; es importante contar con una sala en la que dispongamos de proyector (por si necesitamos apoyo), agua, café o algo de comida para evitar que el hambre nos distraiga.

El orden del día debe empezar por el bloque de informaciones, así damos tiempo a que todas las personas convocadas se incorporen a la reunión. A continuación, llega el momento de reparto de roles de dinamización para la siguiente reunión (esto lo explicamos en el siguiente punto) y, finalmente, entramos en el bloque de toma de decisiones.

Dinamización de la Reunión de Toma de Decisiones

Las reuniones deben estar dinamizadas por personas que asumen, de forma rotativa, las siguientes funciones:

  • Durante la reunión: redacción de actas, dinamización de la reunión garantizando los tiempos y envío de las actas. Una plantilla de acta nos ayudará en esta tarea.
  • Anteriores a la reunión: animar a la participación, ordenar y priorizar los puntos a tratar y realizar la convocatoria a las personas asistentes.

Insistimos en la necesidad de que las tareas de dinamización sean de carácter voluntario y rotativo, la rotación favorece la empatía al ponernos en el lugar de una persona que está redactando actas durante la reunión o de otra que debe garantizar el cumplimiento de tiempos y la toma de palabras.

Sistema de documentación

El resultado lógico de de lo expuesto hasta ahora es que el sistema de información se incrementará en cada una de las reuniones. Podríamos decir que el acta de la reunión es el producto generado en cada proceso intermedio o ciclo comprendido entre reunión y reunión.  Los documentos deben tener una nomenclatura clara y consensuada de antemano, también debemos tener clara la estructura de carpetas que albergará el sistema de documentación. El mejor indicador de que nuestra propuesta de organización de reuniones funciona, es que nuestro sistema de documentación crece. Para el seguimiento de tareas derivadas de nuestras reuniones, disponemos de metodologías como Kanban o SCRUM y de herramientas como Trello, pero esto es harina de otro costal.

¿Crees que tu organización saldría reforzada si pusiese en marcha las recomendaciones de este post?

Deja una respuesta



suscripción_negro

Entradas recientes

Categorías

Etiquetas