¿Podemos automatizar la gestión de tesorería con SaaS?

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Por Komunikatik 07/27/2014 en Transformación Digital

Automatizar la gestión de tesoreríaEn el día a día de las organizaciones empresariales, la palabra optimización está cobrando un enorme valor. Muchas empresas estamos sumergidas en un proceso de revisión de tareas con el objetivo de optimizar tiempos, reducir costes y, en consecuencia, mejorar la productividad.

En el caso que nos ocupa, vamos a describir la forma en la que un proceso administrativo como la gestión de tesorería puede pasar de ser un agujero negro de inversión de tiempo a convertirse en una tarea semi-automatizada, liberando a las personas responsables de la tesorería de gran parte de esta tediosa tarea. Todo ello, utilizando aplicaciones software como servicio (SaaS).

La tesorería es, sin duda, uno de esos agujeros negros de tiempo en los departamentos de contabilidad y finanzas. La tarea rutinaria de revisar las libretas bancarias y “puntearlas”, cotejarlas con la contabilidad (conciliación de tesorería) requiere una dedicación que se torna insostenible cuando la organización empresarial adquiere grandes dimensiones. Es por esto que se hace necesaria la utilización de herramientas que nos ayuden a automatizar la gestión de tesorería; dichas herramientas deben cumplir los siguientes requerimientos SaaS para tesorería:

  • Automatización de las tareas para la mejora de la productividad.
  • Control del el riesgo operativo.
  • Reducción de errores.
  • Ayuda a la toma de decisiones.
  • Control de flujo de tareas.
  • Auditoría.

Y ¿qué ventajas ofrece un servicio SaaS? Como hemos apuntado en otros artículos de Komunika-Blog, recordamos algunas de las ventajas que ya son de sobra conocidas:

  • Acceso seguro desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Acceso web.
  • Acceso desde smartphone.

¿ Cómo funciona un sistema de tesorería SaaS ?

Un sistema de gestión de tesorería se basa en dos fuentes de información:

a) las previsiones de cobros y pagos, provenientes del ERP y que, posteriormente, son contabilizadas.

b) los extractos bancarios suministrados por las entidades bancarias.

En primera instancia, atendiendo a estas dos fuentes de información -previsiones y extractos-, la tarea de tesorería consiste en conciliar los extractos bancarios con las previsiones.

El sistema de tesorería también debe permitir la entrada de previsiones no provenientes del ERP con el fin de obtener la posición bancaria.

Para conseguir la automatización desatendida de la conciliación bancaria, se parametrizan la reglas de conciliación, que conectan las previsiones y los extractos. El inicio del despliegue del servicio SaaS requiere un trabajo previo para construir y afinar dichas reglas de conciliación y abrir el camino hacia la mencionada automatización.

Una vez realizada la conciliación de tesorería, llega el momento de preparar los apuntes contables que son retornados al sistema contable del ERP. Mediante unas reglas de contabilización, el sistema de tesorería genera ficheros con los apuntes contables que son insertados en la contabilidad oficial de la empresa.

Por último, de forma periódica, deben existir controles que garanticen que los apuntes contables de las entidades bancarias con las que trabajamos son reflejo fiel de los extractos suministrados por las entidades bancarias. A este proceso se le conoce con el nombre de conciliación contable.

Kyriba

No son nuevas las soluciones de gestión de tesorería existentes en el mercado; sistemas como EDITRAN han venido operando en las empresas de nuestro entorno desde hace muchos años. La novedad viene dada por la aparición de soluciones SaaS para la gestión de tesorería como, por ejemplo, Kyriba (aplicación norteamericana distribuida en castellano por Altin Cash Management Solutions).

Kyriba es una aplicación web, escrita en Java, que funciona tanto en equipos de escritorio como en tablet y dispone de una aplicación para IPhone. La aplicación permite todo tipo de exportaciones e importaciones de datos, la personalización de las vistas y los filtros de visualización de datos, así como un mapa de navegación para facilitar el acceso a usuarios. También cuenta con una comunidad activa de usuarios de habla inglesa en Twitter y, en este sentido,  a buen seguro la existencia de una comunidad hispano-hablante en torno a Kyriba haría crecer el número de implementaciones, ya que estamos ante un servicio en la nube de gran calidad.

Comenzamos este post hablando de optimización y, tal vez, deberíamos preguntarnos para qué es necesaria dicha optimización. En el caso que nos ocupa, la automatización de la gestión de tesorería, libera de tarea monótona y repetitiva a los departamentos de finanzas de las organizaciones, permitiendo volcar más recursos en lo que se viene llamando finanzas creativas, lugar desde el que obtendremos mejoras trasversales a toda la organización empresarial.

En tu caso ¿ cuánto tiempo dedica tu empresa a la gestión de tesorería? 

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